CONTRATTO DI LICENZA D'USO SAAS «FIDEL-IT»
E NOMINA A RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DATI (ART. 28 GDPR)

TRA LE PARTI

1. OGGETTO DEL CONTRATTO

Il Fornitore concede al Cliente una licenza d'uso non esclusiva e non trasferibile, per la durata e secondo le condizioni del presente contratto per l'accesso e l'utilizzo della piattaforma in cloud denominata FIDEL-IT, accessibile via browser web e applicazione mobile/PWA, finalizzata all’emissione di tessere fedeltà digitali, attribuzione punti, gestione premi, gift card e comunicazioni verso i clienti del punto vendita, nei limiti del piano e delle funzioni disponibili. Il Cliente aderisce per finalità professionali. Non sono garantiti risultati commerciali, incrementi di fatturato o ritorni dei clienti. L’uso richiede dispositivi compatibili e connessione internet. Il Fornitore non incassa il prezzo delle gift card: il Cliente ne è emittente e gestisce pagamento, condizioni, adempimenti fiscali e diritti del portatore. I buoni non sono ricaricabili; punti e credito restano separati tra attività.

2. CONDIZIONI ECONOMICHE E SOSPENSIONE

1. Periodo di prova gratuito (2.1): fino al 31/12/2026 nessun canone è dovuto per l'uso della piattaforma. Dal 01/01/2027 il servizio prosegue soltanto con un piano a pagamento scelto dal Cliente nel pannello (sezione Abbonamento) tra quelli di listino, con canone, cadenza e condizioni comunicati prima dell'attivazione; la scelta del piano integra le presenti condizioni economiche ed è accettata con l'attivazione. In mancanza di scelta il servizio è sospeso con il preavviso scritto e le garanzie previste dall'art. 2.3, senza alcun addebito; restano disponibili gli export e la restituzione dei dati di cui all'art. 5.2. Durante la prova il Fornitore può limitare quote e funzioni (ad esempio SMS inclusi e numero di clienti).
2. Costi SMS (2.2): il traffico SMS è conteggiato a consumo o a pacchetto prepagato secondo la tariffa di € 0,100 + IVA per unità SMS, oltre la quota eventualmente inclusa nel piano. Lunghezza e caratteri del testo possono determinare più unità per un messaggio. Quote, pacchetti e condizioni applicabili devono essere indicati al Cliente prima dell’acquisto; la richiesta demo non attiva un abbonamento.
3. Sospensione del servizio (2.3): in caso di mancato pagamento, il Fornitore può sospendere il servizio dopo un sollecito scritto che conceda almeno 7 giorni per regolarizzare. La sospensione è proporzionata e non estingue gli obblighi del Cliente verso i propri clienti. Restano disponibili, anche su richiesta al Fornitore, i mezzi necessari per recuperare i dati e gestire le richieste degli interessati. Resta salvo il recupero dei corrispettivi dovuti.

3. PROGRAMMI FEDELTÀ, PREMI E RESPONSABILITÀ DEL CLIENTE

1. (3.1) Il Cliente determina e gestisce il proprio programma ed è il soggetto promotore quando l’iniziativa rientra nella disciplina delle manifestazioni a premio. Qualificazione, esclusioni e adempimenti dipendono dalla meccanica concreta. La piattaforma conserva e pubblica il regolamento caricato dal Cliente: non lo redige, non ne verifica il contenuto e non fornisce pareri legali o certificazioni.
2. (3.2) Prima di promuovere l’iniziativa, il Cliente verifica il regime applicabile e predispone condizioni e regolamento richiesti. Per le operazioni a premio soggette al D.P.R. 430/2001 rispetta, ove applicabili, durata massima, natura dei premi, consegna, cauzione, adempimenti presso il Ministero e obblighi fiscali. Le eventuali esclusioni o esenzioni devono essere valutate sulla meccanica effettiva. La pubblicazione del testo nel software non esegue adempimenti amministrativi esterni.
3. Manleva (3.3): nei limiti consentiti dalla legge, il Cliente risponde delle conseguenze imputabili alle proprie violazioni e tiene indenne il Fornitore dalle pretese di terzi che ne derivino, per la sola quota attribuibile al Cliente. Sono esclusi fatti imputabili al Fornitore e responsabilità non trasferibili per legge. Il Fornitore comunica tempestivamente la pretesa, consente al Cliente di partecipare alla difesa e non conclude transazioni a suo carico senza accordo. Restano salvi i diritti degli interessati e i poteri delle autorità.

4. EROGAZIONE DEL SERVIZIO E RESPONSABILITÀ

1. (4.1) Il Fornitore esegue le prestazioni con la diligenza professionale dovuta. Le interruzioni imputabili a reti o terzi sono valutate secondo le ordinarie regole di responsabilità e non comportano un’esenzione generale. Il Fornitore adotta misure ragionevoli per prevenire e gestire gli incidenti di propria competenza e informa il Cliente delle interruzioni rilevanti di cui venga a conoscenza. Nessuna disposizione esclude responsabilità per dolo, colpa grave, violazione di obblighi inderogabili o responsabilità proprie ai sensi del GDPR. Eventuali livelli di servizio aggiuntivi devono risultare da accordo scritto.

5. DURATA E RECESSO

1. (5.1) Il contratto ha validità di 12 mesi a decorrere dalla data di sottoscrizione e si rinnoverà tacitamente per pari periodo salvo disdetta comunicata per iscritto con preavviso di almeno 15 giorni rispetto alla scadenza, all’indirizzo info@valentinoclementi.com. La cadenza mensile del canone non modifica l’eventuale durata contrattuale sopra indicata. Sono salvi i rimedi di legge per inadempimento. Le modifiche economiche per un periodo successivo devono essere comunicate con anticipo sufficiente a esercitare la disdetta; non si applicano retroattivamente.
2. (5.2) Alla cessazione il Cliente dispone di 30 giorni per richiedere la restituzione dei dati o utilizzare gli export disponibili. I dati ulteriori, compresi quelli necessari a gestire gift card ancora valide, devono essere richiesti al Fornitore prima della dismissione. Restituzione e cancellazione avvengono secondo l’Allegato A, senza pregiudicare obblighi di legge e diritti degli interessati. La cessazione non annulla premi o buoni validamente emessi dal Cliente.

6. FORO ESCLUSIVO

Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia derivante dall'interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente accordo commerciale B2B, è eletto come foro competente in via esclusiva il Foro di Terni.

ALLEGATO A — ACCORDO SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (ART. 28 GDPR)

A.1 — Ambito, durata e istruzioni

Il Cliente è Titolare per il proprio programma; il Fornitore è Responsabile per i trattamenti svolti per suo conto. L’incarico dura per l’erogazione del servizio e per le operazioni di restituzione o cancellazione concordate. Il Fornitore resta titolare autonomo per account di piattaforma e finalità proprie descritte nell’informativa, quali rapporti amministrativi e sicurezza di propria competenza; tale ruolo non autorizza il riuso per finalità proprie dei dati affidati dal Cliente.

Oggetto e natura dei trattamenti: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, aggiornamento, invio di comunicazioni autorizzate, esportazione e cancellazione dei dati necessari a tessere, punti, premi, gift card e assistenza. Interessati: clienti e partecipanti al programma, portatori di gift card identificati, referenti e operatori dell’Attività. Dati: anagrafica e contatti, data di nascita facoltativa, identificativi, acquisti registrati, punti, premi, saldo e movimenti dei buoni, preferenze, consensi e log operativi. Il servizio non è destinato a raccogliere categorie particolari di dati o dati penali nei campi liberi.

Il Responsabile tratta i dati soltanto su istruzioni documentate del Titolare, incluse quelle relative ai trasferimenti internazionali. Se una norma impone ulteriori trattamenti, informa prima il Titolare salvo divieto di legge. Segnala immediatamente un’istruzione che ritiene in violazione della normativa e ne sospende l’esecuzione per quanto necessario al chiarimento.

A.2 — Riservatezza e sicurezza

Il Responsabile assicura che le persone autorizzate siano vincolate alla riservatezza, abbiano accesso limitato alle mansioni e ricevano istruzioni adeguate. Adotta e documenta misure commisurate ai rischi ai sensi dell’art. 32 GDPR: controllo degli accessi e dei ruoli, separazione logica tra attività, protezione delle comunicazioni, hash delle password, registrazione delle operazioni rilevanti, backup e procedure di ripristino, gestione degli aggiornamenti e verifica periodica delle misure. Rende disponibili al Titolare le informazioni sulle misure concretamente adottate; non è prevista una garanzia di assenza assoluta di incidenti.

A.3 — Sub-responsabili e trasferimenti

Prima dell’affidamento il Fornitore rende disponibile l’elenco dei sub-responsabili effettivamente impiegati, con identità, servizio, localizzazione e garanzie per eventuali trasferimenti extra SEE. Le categorie comprendono hosting (Hostinger), messaggistica (il gateway SMS effettivamente scelto), email e notifiche. I fornitori che operano come titolari autonomi per specifiche finalità non sono qualificati automaticamente come sub-responsabili.

Il Cliente autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili indicati nell’elenco reso disponibile. Il Fornitore comunica per iscritto aggiunte o sostituzioni con almeno 30 giorni di preavviso, consentendo opposizioni motivate in materia di protezione dei dati e concordando una soluzione prima del nuovo affidamento. Impone al sub-responsabile obblighi sostanzialmente equivalenti a quelli del presente accordo e resta responsabile nei confronti del Titolare dell’adempimento di tali obblighi. I trasferimenti extra SEE richiedono una base valida ai sensi del Capo V GDPR e le eventuali misure supplementari; la sola indicazione della sede UE del servizio non li esclude.

A.4 — Assistenza, incidenti e verifiche

Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili, il Responsabile assiste il Titolare nell’esercizio dei diritti degli interessati, negli obblighi di sicurezza, nelle valutazioni d’impatto e nelle consultazioni preventive. Trasmette tempestivamente le richieste ricevute per conto del Titolare, senza rispondervi autonomamente salvo istruzione o obbligo di legge.

In caso di violazione dei dati personali, informa il Titolare senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuto a conoscenza, fornendo le informazioni disponibili su natura, dati e persone coinvolte, conseguenze, contatto e misure adottate. Integra le informazioni progressivamente e coopera alla gestione dell’incidente. Il termine previsto dalla legge per la notifica del Titolare all’autorità non costituisce un termine di attesa per il Responsabile.

Il Responsabile mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell’art. 28 e consente e contribuisce alle verifiche, comprese ispezioni del Titolare o di un revisore incaricato. Le modalità sono concordate per tutelare sicurezza e dati degli altri clienti senza svuotare il diritto di controllo; urgenze e richieste delle autorità sono gestite tempestivamente.

A.5 — Restituzione, cancellazione e raccolta al banco

Al termine dei servizi, su scelta del Titolare, il Responsabile restituisce o cancella i dati personali e cancella le copie, salvo conservazioni imposte dalla legge, che vengono individuate e limitate alla relativa finalità. Concorda formato, tempi di restituzione e ciclo di eliminazione delle copie di backup, ne documenta l’esecuzione e impedisce ulteriori usi ordinari dei dati conservati. Non si procede a cancellazioni che ostacolino la restituzione già richiesta o gli obblighi documentati di conservazione.

Il Cliente rende l’informativa disponibile prima della raccolta, individua la base giuridica di ogni finalità e documenta le scelte dell’interessato. Iscrizione al programma, marketing e profilazione non sono un’unica scelta. Il numero comunicato al banco o un successivo SMS di benvenuto non sostituiscono il consenso preventivo richiesto per marketing e profilazione. Il Cliente non attiva trattamenti facoltativi privi dei necessari consensi; il Fornitore coopera fornendo gli strumenti e le informazioni di propria competenza.